Datenschutz

Die direkte Wahl der Mitglieder der Fachkollegien ist ein wichtiger Baustein im System der wissenschaftlichen Selbstverwaltung bei der Verteilung von Fördergeldern durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V. (DFG).

Ungefähr 150.000 wahlberechtigte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler im deutschen Wissenschaftssystem können die Fachkollegien der DFG in einer Online-Abstimmung wählen. Für die Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl verarbeitet die wissenschaftliche Einrichtung (Wahlstelle), an der sie forschen Ihre personenbezogenen Daten.

Informationen über den Datenschutz gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl durch die bei uns eingerichtete Wahlstelle und Ihre Datenschutzrechte geben.

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Technische Universität Clausthal
Adolph-Roemer-Straße 2a
D-38678 Clausthal-Zellerfeld
Telefon: +49 5323 72-0
Telefax: +49 5323 72-3500
E-Mail: praesidentin@tu-clausthal.de

Datenschutzbeauftragte:r der Technische Universität Clausthal:
Herr Andreas Tews, M.A.
Adolph-Roemer-Straße 2a
D-38678 Clausthal-Zellerfeld
E-Mail: dsb@tu-clausthal.de

Weitere und umfassende Informationen zur DFG-Fachkollegienwahl und zur Datenverarbeitung durch die DFG im Zusammenhang mit der DFG-Fachkollegienwahl finden Sie auf der DFG Homepage.

II. Welche meiner personenbezogenen Daten werden verarbeitet und zu welchem Zweck?

Ihre personenbezogenen Daten werden von der Wahlstelle verarbeitet, um die Anzahl der wahlberechtigten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler (Wahlberechtigte) zu ermitteln. Anschließend werden alle an der bei uns eingerichteten Wahlstelle Wahlberechtigten in einer Liste geführt (Verzeichnis der Wahlberechtigten). Ferner verarbeiten wir Ihre Daten, um Ihnen die Wahlunterlagen zukommen zu lassen. Zweck der Datenverarbeitung ist somit die ordnungsgemäße Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl.

Zu diesen Zwecken werden die folgenden personenbezogenen Daten von (potenziellen) wahlberechtigten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern verarbeitet:

•  Vor- und Nachname
•  akademische Qualifikationen
•  geschäftliche Kontaktdaten (Anschrift, E-Mail-Adresse)
• Status der Wahlberechtigung (Prüfung des aktiven Wahlrechts nach Maßgabe von § 2 i.V.m. § 9 Nr. 2 der Wahlordnung für die Wahl der Mitglieder der Fachkollegien der DFG)

III. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Die Datenverarbeitung zum Zweck der ordnungsgemäßen Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl erfolgt auf Basis des Artikels 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b DSGVO bzw. § 26 Absatz 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Datenverarbeitung ist zur Erfüllung der Pflichten des zwischen Ihnen und uns bestehenden Vertrags- / Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Unsere Verpflichtung zur Verarbeitung Ihrer Daten ergibt sich aus unseren Mitgliedspflichten bzw. vertraglichen Pflichten gegenüber der DFG.

IV. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, bis der Zweck ihrer Verarbeitung weggefallen ist und ggf. darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Anschließend werden die Daten nach Ablauf dieser Zeit gelöscht.

V. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?

Wir verarbeiten ausschließlich die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des zwischen Ihnen und uns bestehenden Vertrags- / Beschäftigungsverhältnisses direkt von Ihnen erhalten haben.

VI. Erfolgt eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling?

Wir verwenden weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO.

VII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?

Die Datenverarbeitung zum Zweck der ordnungsgemäßen Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl erfolgt auf Basis der bei uns vorhandenen Daten über Sie, zu deren Bereitstellung Sie in der Regel bereits im Rahmen des zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen bestehenden Vertrags-/Beschäftigungsverhältnisses verpflichtet sind. Sollten die für die Prüfung der aktiven Wahlberechtigung benötigten Daten nicht vollständig vorliegen, dann könnte dies bei Nichtbereitstellung der entsprechenden Daten dazu führen, dass eine Teilnahme an der Wahl nicht möglich ist.

VIII. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten und welche Empfängerinnen oder Empfänger erhalten diese?

Innerhalb der Organisation des Verantwortlichen haben auf Ihre personenbezogenen Daten jeweils nur solche Beschäftigten Zugriff, die einen solchen Zugriff zur ordnungsgemäßen Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl benötigen. Es handelt sich dabei insbesondere um die:den Wahlstellenverantwortliche:n.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Externe Empfänger können sein:

• Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services im Personalbereich einsetzen oder die mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten in guten Händen sind. Die Dienstleister dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten.
• DFG: In Einzelfällen (z.B. vermutete Verstöße gegen die WahlO, Wahlprüfung) kann die Weitergabe personenbezogener Daten an die DFG inklusive der mit der Prüfung solcher Verstöße betrauten Personen und Gremien erforderlich sein.

IX. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR (sog. Drittländer) ohne angemessenes Datenschutzniveau findet im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl nicht statt.

Datenschutzhinweise für die zur Durchführung der DFG-Fachkollegienwahl eingerichteten Wahlstellen (hier: TU Clausthal)

X. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?

Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

1. Auskunftsrecht, Artikel 15 DSGVO
   Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.
2. Berichtigungsrecht, Artikel 16 DSGVO
   Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.
3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“), Artikel 17 DSGVO
   Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht beispielsweise, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
4. Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO
   Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.
5. Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO
   Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.
6. Widerruf der Einwilligung
   Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.
7. Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage „berechtigten Interesses“
   Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (Datenverarbeitung aufgrund einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Recht und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, Artikel 77 DSGVO
   Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist, oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.